Wie ziehe ich E-Mails zu naymspace systems um?

Die folgende Anleitung bezieht sich auf IMAP-Postfächer. Sie ist NICHT für POP3-Postfächer anwendbar!

Um einen verlustfreien und schnell wirksamen Umzug von E-Mails einer Domain auf das naymspace systems-Mailsystem durchzuführen, ist die  Reihenfolge der verschiedenen Schritte wichtig.

1. Setzen Sie die TTL für den oder die MX-Record(s) der Domain auf einen niedrigen Wert. z.B. auf 600 Sekunden. Dann wird die Änderung des Mailservers für eingehende Mails später innerhalb von 600 Sekunden wirksam. Beachten Sie, dass diese Änderung erst dann greift, wenn die vorher eingestellte TTL abgelaufen ist. Wenn also vorher z.B.  86400 Sekunden eingestellt waren, müssen Sie jetzt einen Tag lang warten, ehe Sie mit den weiteren Schritten beginnen können! (Zwar greifen viele versendende Mailserver auf die autoritativen Nameserver zu und verwenden unabhängig von der TTL den dort aktuell eingetragenen Wert - aber sicherer ist es, abzuwarten).

2. Fordern Sie bei naymspace systems die Zugangsdaten für Ihre neue Maileinrichtung an. Beachten Sie, dass ab dem Moment, in dem eine Maileinrichtung für Ihre Domain bei naymspace systems konfiguriert ist, alle Mails, die über das naymspace systems-Mailsystem verschickt werden, nicht mehr an die bisherigen Accounts gehen, sondern an die neue Maileinrichtung. Geben Sie deshalb an, dass naymspace systems zunächst einen Catch-All einrichten soll, damit alle eintreffenden Mails an den Account postmaster@<Ihre Domain> zugestellt werden, auch wenn die einzelnen Accounts noch nicht eingerichtet sind. Später sollten Sie den Catch-All entfernen, weil Sie sonst wahrscheinlich viele unerwünschte Mails erhalten würden.

3. Richten Sie über die Admin-Oberfläche alle Accounts für Ihre Domains ein, die Sie benötigen. Deaktivieren Sie danach den Catch-All - es sei denn, dass Sie diese Einstellung wirklich benötigen, was jedoch nicht zu empfehlen ist.

4. Richten Sie nun in allen Ihren E-Mail-Clients die neuen Accounts auf dem naymspace systems-Mailsystem zusätzlich zu den bisherigen Accounts ein. Anleitungen zum Einrichten finden Sie hier. Auf den neuen Accounts sollten Sie jeweils eine vom System generierte Willkommens-Mail  vorfinden. Testen Sie, ob der Mailversand über die neuen Accounts funktioniert, ehe Sie fortfahren.

5. Ändern Sie bei Ihrer Domain nun den MX-Record wie hier beschrieben so, dass eingehende E-Mails an das naymspace systems-Mailsystem geschickt werden. ACHTUNG! Verändern Sie Einstellungen, mit denen Sie per IMAP auf das bisherige System zugreifen, noch nicht! In vielen Fällen ist das die Subdomain mail.<Ihre Domain>.

6. Warten Sie jetzt noch mindestens 10 Minuten (entsprechend der im Schritt 1 eingestellten TTL) und kopieren Sie dann in Ihren E-Mail-Clients alle benötigten Verzeichnisse und E-Mails von den bisherigen auf die neuen Accounts. Je nach Anzahl und Größe der Mails kann das einige Zeit in Anspruch nehmen.

7. Wenn Sie alle benötigen Daten kopiert haben und neu ankommende Mails nur noch auf den neuen und nicht mehr auf den bisherigen Accounts eintreffen, können Sie die bishrigen Accounts deaktivieren und gegebenenfalls auch die restlichen DNS-Einstellungen Ihrer Domain entsprechend dieser Anleitung konfgurieren. Diesen Schritt können Sie so lange hinauszögern, bis die bisheringen Accounts nicht mehr funktionieren, z.B. weil sie abgeschaltet wurden und es beim Zugriff eine Fehlermeldung gibt. Damit haben Sie zusätzliche Sicherheit für den Fall, dass beim Kopieren wichtige Daten übersehen wurden.